Comunicare in modo efficace
La comunicazione efficace si riferisce alla capacità di trasmettere un messaggio in modo chiaro, completo e comprensibile, in modo che sia ricevuto, decodificato e compreso dal destinatario nel modo desiderato. Comunicare in modo efficace, quindi, vuol dire fare in modo che l’obiettivi che ci eravamo prefissi siano raggiunti.
Per fare in modo che la nostra comunicazione sia efficace possiamo farci guidare da alcune domande.
Domande per comunicare in modo efficace
- Qual è il mio obiettivo principale nella comunicazione?
- Chi è il mio pubblico destinatario e quali sono le sue esigenze e interessi?
- Quali sono le informazioni fondamentali che il destinatario deve conoscere?
- Quali sono le eventuali preoccupazioni, dubbi o domande che il destinatario potrebbe avere?
- Quali sono le possibili reazioni del destinatario alla mia comunicazione?
- Quali sono i canali di comunicazione più appropriati per il messaggio che sto trasmettendo?
- Qual è il tono più adatto per la comunicazione (ad esempio, formale o informale)?
- Ho incluso tutti i dettagli importanti nella mia comunicazione?
- Ho usato un linguaggio chiaro e comprensibile per il destinatario?
- Come posso verificare che il destinatario abbia capito il messaggio e ha ricevuto tutte le informazioni necessarie?
Gli elementi fondamentali per comunicare in modo efficace
Partire dalle precedenti domande ci aiuta a comprendere quali sono gli aspetti fondamentali del comunicare in modo efficace.
Comunicare con chiarezza
Il messaggio deve essere formulato in modo chiaro e conciso, in modo che il destinatario possa capire esattamente ciò che viene comunicato. Bisogna evitare termini ambigui e spiegare i termini più tecnici, se crediamo che i destinatari potrebbero non conoscerli. Meglio ripetere il soggetto, se ci possono essere fraintendimenti, e utilizzare le subordinate in modo accurato, per evitare confusione.
Comunicare con completezza
Il nostro messaggio deve contenere tutte le informazioni necessarie per il destinatario, senza lasciare fuori parti importanti del contenuto. Alcune informazioni che crediamo implicite e comuni potrebbero non esserlo. Per questo diventa importante prevedere le possibili lacune, specialmente nei passaggi fondamentali del nostro messaggio.
Comunicare in modo adeguato al contesto
Ciò che comunichiamo deve essere posto nel contesto giusto, ovvero nel momento e nel luogo adatto, e deve essere adattato alle esigenze del destinatario. Non esistono messaggi efficaci sempre, con chiunque e in ogni luogo ed è bene ricordarlo.
Comunicare con empatia
Il mittente deve mostrare un atteggiamento empatico e rispettoso verso il destinatario, in modo da creare un clima di fiducia e di ascolto reciproco. Bisogna chiederci quali potrebbero essere le aspettative di chi riceve il messaggio, quali potrebbero essere i timori, come potrebbe essere ricevuto il nostro messaggio e cercare di modularlo per prevenire possibili reazioni sgradite.
Permettere un feedback
Il destinatario deve avere la possibilità di fornire un feedback sul messaggio ricevuto e questa possibilità andrebbe agevolata il più possibile. In modo potremmo verificare la comprensione del contenuto e eventualmente correggere eventuali incomprensioni.
Utilizzare canali di comunicazione appropriati
Il nostro messaggio deve essere trasmesso attraverso i canali di comunicazione più appropriati per il tipo di messaggio che vogliamo dare e per il destinatario che lo deve ricevere. Ad esempio, un messaggio importante potrebbe essere meglio comunicato tramite un incontro faccia a faccia piuttosto che attraverso una e-mail.
Comunicare con coerenza
Infine, il messaggio deve mostrare coerenza con il tono e lo stile del mittente, deve essere in linea con il contesto e con il tema generale della comunicazione.
